Dzięki Microsoft Exchange Server 2019 firma Microsoft udostępnia małym i dużym firmom oprogramowanie, które znacznie usprawnia współpracę między całymi działami. Dzięki specjalnym licencjom na urządzenia (Device CALs) firmy mogą w krótkim czasie stworzyć elastyczne systemy dla dowolnej liczby użytkowników na urządzenie, zgodnie z własnymi potrzebami. Aby móc korzystać z licznych zalet Microsoft Exchange Server 2019, użytkownicy muszą posiadać odpowiednie licencje dla poszczególnych użytkowników lub urządzeń. Microsoft oferuje w tym momencie zarówno licencje osobiste (User CALs), jak i licencje na urządzenia (Device CALs). Oba typy licencji można również dowolnie łączyć ze sobą.
Licencje użytkownika umożliwiają osobiste licencjonowanie Microsoft Exchange Server 2019 dla konkretnego użytkownika. Użytkownik ten otrzymuje własne dane dostępowe i jednocześnie niezależny od urządzenia dostęp do oprogramowania, niezależnie od tego, czy jest ono zainstalowane na komputerze stacjonarnym w miejscu pracy, na komputerze w home office czy na notebooku do pracy mobilnej.
A Microsoft Exchange Server 2019 Device CAL, z drugiej strony, pozwala na zainstalowanie oprogramowania na konkretnym urządzeniu dla dowolnej liczby użytkowników. Nie ma zatem znaczenia, kto korzysta z urządzenia. Urządzenie CAL nie jest zbywalne, tzn. nie jest to licencja pływająca .